Thursday 10 June 2010
Latar Belakang
Dewasa ini perusahaan semakin sadar akan pentingnya pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management, KM) untuk dapat bertahan hidup dan menjaga competitive advantage yang mereka miliki sekarang. Dengan pengelolaan pengetahuan ini perusahaan dapat dengan lebih mudah membagikan pengetahuan antara pegawai, meskipun pegawai yang senior di divisi tersebut tidak ada atau telah keluar dari perusahaan. Perusahaan tidak takut lagi resiko kehilangan pengetahuan saat salah satu pegawai inti meninggalkan perusahaan. Dan pengetahuan itu sendiri dapat berkembang dengan lebih cepat serta ide-ide atau inovasi-inovasi pun dapat bermunculan lebih sering.
Rumusan Masalah
Permasalahannya yang sering terjadi pada perusahaan yang berusaha melakukan pengelolaan pengetahuan adalah bagaimana caranya agar pegawai yang memiliki pengetahuan tersebut mau membagikan pengetahuannya?. Karena untuk sebagian orang, pengetahuan yang mereka miliki merupakan nilai jual diri mereka sendiri. Jika pengetahuan tersebut tidak sacara khusus dimiliki oleh orang-orang tersebut, mereka merasa tidak memiliki sesuatu yang spesial lagi untuk menjaga posisi mereka di dalam perusahaan tersebut. Maka dari itu sering terhambat upaya pengelolaan pengetahuan dari sisi keinginan pegawai untuk berbagi pengetahuan.
Tujuan dan Manfaat
Paper ini bertujuan untuk melihat bagaimana permasalahan keengganan berbagi pengetahuan ini diatasi dalam PT Toyota Astra Motor (TAM). Serta melihat hal-hal apa saja yang PT. TAM tersebut tonjolkan dalam rangka mensukseskan kegiatan pengelolaan pengetahuan di perusahaannya.
Dengan mengetahui bagaimana PT. TAM mensukseskan budaya sharing di dalam perusahaannya, diharapkan hal ini bisa dijadikan sebagai sebuah best practice bagi perusahaan lain yang sedang memiliki masalah dalam menerapkan KM. Atau bagi perusahaan yang akan melakukan penerapan KM agar dapat mengetahui permasalahan apa yang mungkin mereka hadapi dan mempersiapkan pencegahannya.
Ruang Lingkup
Dalam pembuatan paper ini adapun batasan-batasan yang perlu diperhatikan. Pertama, paper ini hanya membahas pembangunan budaya sharing pada PT. TAM. Kedua, paper ini hanya memfokuskan apa nilai-nilai atau factor-faktor yang terdapat pada PT. TAM untuk menjaga terbentuknya budaya sharing tersebut. Dan yang ketiga adalah peningkatan pada PT. TAM sebagai dampak dari suksesnya implementasi KM tidak memperhatikan faktor lainnya yang berpengaruh juga..
Knowledge Management
Inti dari KM adalah knowledge sharing atau knowledge transfer, karena melalui knowledge sharing terjadi peningkatan value dari knowledge yang dimiliki perusahaan. Seseorang yang melakukan knowledge sharing tidak akan kehilangan knowledge yang dimilikinya, tetapi justru melipatgandakan nilai dari knowledge tersebut, apabila sudah dimiliki dan dimanfaatkan oleh banyak orang. Bahkan knowledge yang dishare dapat menjadi knowledge baru sesudah mengalami proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi akan mengalami multiplikasi nilai jika mengalami proses SECI secara berkelanjutan. Proses multiplikasi nilai knowledge tersebut dinamakan sebagai proses knowledge spiral seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Socialization adalah proses transfer informasi diantara orang-orang dengan cara conversasi/percakapan. Dalam hal ini terjadi transfer dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, merangkum buku. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Misalnya, guru mengajar didalam kelas.
Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang.
Menumbuhkan Budaya Sharing
Knowledge management system merupakan strategi untuk meningkatkan efektifitas dan peluang/kesempatan pengembangan komptensi. Beberapa hal yang perlu dilakukan untuk menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan diantaranya:
a. Menciptakan know-how dimana setiap pegawai berkesempatan dan bebas menentukan cara baru untuk menyelesaikan tugas dan berinovasi serta peluang untuk mensinergikan pengetahuan eksternal kedalam institusi.
b. Menangkap dan mengidentifikasi pengetahuan yang dianggap bernilai dan direpresentasikan dengan cara yang logis.
c. Penempatan pengetahuan yang baru dalam format yang mudah diakses oleh seluruh pegawai dan pejabat.
d. Pengelolaan pengetahuan untuk menjamin kekinian informasi agar dapat direview untuk relevansi dan akurasinya.
e. Format pengetahuan yang disediakan di portal adalah format yang user friendly agar semua pegawai dapat mengakses dan mengembangkan setiap saat.