Knowledge Management

ASTRA menyadari bahwa untuk mempertahankan pertumbuhan dan menjadi pemimpin di pasar, diperlukan visi dan strategi berbasis pengetahuan dan kompetensi. Adapun ASTRA menyatakan visinya yaitu:

1. Menjadi salah satu perusahaan terbaik di bidang manajemen di kawasan Asia Pasifik dengan penekanan pada pembangunan kompetensi melalui pengembangan sumber daya manusia, struktur keuangan yang solid, kepuasaan pelanggan dan efisiensi

2. Menjadi perusahaan yang mempunyai tanggung jawab sosial serta ramah lingkungan

Untuk mencapai visi tersebut, ASTRA merumuskan strategic-framework yang dikenal sebagai 3W yaitu: winning team, winning concept, dan winning system yang saling bersinergi untuk mendukung filosofi Catur Dharma. Winning concept bertutur mengenai konsep, metodologi, cara, dan referensi terbaru yang layak dijalankan oleh manajemen Astra guna mendukung kinerja bisnisnya. Winning system bermain pada wilayah moral, kebiasaan dan perilaku karyawan dalam bekerja dan berhubungan dengan para stakeholder-nya. Sedangkan winning team tidak lain berbicara mengenai kekuatan kelompok dalam menuntaskan semua rencana yang telah disepakati. Strategic-framework ini diimplementasikan secara seksama guna mendorong transformasi bisnis dalam menghadapi tantangan perekonomian global, meningkatkan dan menyinergikan business value chain ASTRA, dan menciptakan serta melayani pasar yang baru.

Selain proses bisnis, ASTRA juga menyadari pentingnya lingkungan kerja yang kondusif terhadap pengembangan pengetahuan dan manajemen. Untuk itu ASTRA mendesain struktur perusahaan berbasis pengetahuan dan hubungan yang selaras di antara unit-unit perusahaan. ASTRA telah membangun Astra Management Development Institute (AMDI). AMDI adalah institusi yang didirikan Astra untuk pengembangan manajemen di Astra. Kegiatannya mencakup tiga hal; pertama, management development atau kalau di luaran disebut training; kedua, management improvement atau konsultasi internal di bidang manajemen; ketiga, strategic studies atau knowledge management. Dalam praktik sehari-harinya, AMDI memberikan training dan konsultasi kepada anak-anak perusahaan yang membutuhkan, misalnya ada yang ingin meningkatkan kinerja sales supervisor-nya, dapat dibantu dengan usulan-usulan perbaikan dan training. Atau, kalau ada pimpinan perusahaan cabang yang merasa tidak efektif waktu menggerakkan organisasinya, mungkin working atittude-nya kurang baik, di dalamnya kurang harmonis, dapat dibantu membenahi kulturnya, atau dengan memberi konsultasi di bidang, katakanlan, peningkatan, bagaimana menggerakkan seluruh karyawan untuk senantiasa melakukan improvement. Itu bisa atas permintaan, atau kalau dilihat dari data-data yang ada, perusahaan itu lemah di bidang tertentu, bisa proaktif mendatangi untuk mengenali need-nya.

AMDI's three portfolios are one of Astra's implementations of InnovAstra Framework

Setiap tahun AMDI mengatur Astra Quality Convention yang diselenggarakan untuk mengkultivasi pengembangan dan membangun budaya inovasi. Melalui forum ini, karyawan dari semua tingkat dapat menyerahkan dan menyajikan peningkatkan proyek untuk ditinjau. Tujuan dari program ini untuk terus memacu pengembangan dan inovasi dengan konstan, untuk mendorong sharing of best practices dan untuk memotivasi karyawan agar secara konstan terpacu untuk yang terbaik (strive for excellence) di setiap proses, produk dan pelayanannya (Astra International 2008). Dalam hal ini, AMDI sebagai sarana untuk Improving Organizational Knowledge.

Untuk mendukung programnya, AMDI melakukan berbagai simulasi bagi peserta pelatihan.

Kebutuhan Pengembangan Karyawan

Dulu ada Astra Education and Training Center lalu berubah menjadi AMDI sejak 1994. Saat itu pendekatannya lebih kepada melihat orang sekarang butuh training apa, lalu dilakukan dalam rangka untuk mencapai economic of scale. Jadi, lebih melihat efisiensi pelaksanannya dan current need saja. Diubah jadi AMDI untuk melihat future need, kebutuhan akan datang seperti apa. Selain itu, dulu pendekatannya fungsi per fungsi, sekarang leadership-nya, dalam rangka create leader, bukan sekedar kemampuan fungsional. Dulu hanya melihat isu-isu lokal, sekarang isu-isu global juga, karena sekarang tak bisa dihindari bahwa bisnis dibagian dari bisnis global walaupun kita bermain di lokal. Dulu in class training, orang diajarin, sudah itu terserah. Sekarang lebih ke action learning, harus bisa menerapkan apa yang dipelajari di kelas. Itu perubahannya yang mendasar, jadi bukan sekedar berubah nama.

Dengan adanya AMDI, karyawan Astra tak perlu lagi dikirim ke luar untuk pengembangan?

Tidak akan mungkin mengisi seluruh kebutuhan pengembangan orang hanya melalui AMDI. Karena kebutuhan pengembangan itu banyak sekali. Seberapa besar lembaga manajemen dibangun dalam organisasi membutuhkan dana yang banyak. Kemudian, seberapa ahli yang mengembangkan sendiri training untuk karyawan Astra, tidak akan mungkin fokus kalau ingin ahli dalam semua hal. Dengan pertimbangan itu, tidak semua ada di AMDI, hanya bidang manajemen, yang lebih teknis dan spesifik bidang industrinya, kita serahkan ke yang lebih ahli. Bidang manajemennya sendiri, itu pun, tidak akan mungkin dalam segala segi ilmu manajemen akan jago, karena kita bukan orang yang intens menggeluti hari demi hari.

Yang dipilih untuk dikembangkan sendiri itu yang dianggap di pihak luar, orang tidak bisa menyediakannya sebaik disediakan secara internal. Misalnya, bidang HR, dikembangkan sendiri training HR karena memiliki pengalaman panjang men-develop sistem ke-HR-an di Astra, yang sulit dicari di luar. Atau, bidang lain yang sifatnya sangat dipengaruhi oleh kultur organisasi, itu akan dikembangkan sendiri, misalnya leadership. Di luar itu, yang dianggap generik dan di luar ada, orang-orang Astra akan mengambilnya di luar saja, daripada bersusah-susah dan mahal-mahal mendesain sesuatu yang lebih efektif dan efisien kalau ambil di luar.