Thursday, 10 June 2010

Setelah diberi pelatihan dan dikembangkan, apa tindak lanjutnya?

Astra ingin sebanyak mungkin training ada dampak, selalu diusahakan follow up, yang disebut post activity. Orang mengerjakan proyek implementasi dari apa yang ia pelajari, dalam bentuk improvement di tempat kerja. Evaluasinya dari situ, berdampak apa tidak. Misalnya, training untuk calon-calon general manager, tiga minggu belajar di kelas, mengkaji studi kasus dari berbagai bisnis di seluruh dunia, lalu ujian tertulis, setelah itu tiga bulan mengerjakan proyek di perusahannya sebagai bukti bahwa ia bisa mengimplementasikan ilmu yang dia pelajari. Proyek itu harus yang bersifat bisnis, cross function, harus bisa menghasilkan dampak signifikan bagi perusahaan, bisa diukur, merupakan proyek original yang belum pernah ada. Ia men-develop proyek itu, diakhiri dengan membuat laporan, dan hasilnya harus bisa diaktualisasi ke rupiah, show di depan panel. Nilai ujian kelas dan nilai proyek jadi sarat kelulusan dia di training itu.
ASTRA juga membangun dan mengelola sistem/proses pengetahuan organisasi dengan pendekatan push dan pull, yaitu:
• Pendekatan push: mendesain program learning yang comprehensif bagi karyawan untuk memenuhi kebutuhan profesionalisme mereka, khususnya pengembangan kepemimpinan dan budaya perusahaan.
• Pendekatan pull: membangun dan mengelola penghargaan bagi performa terbaik dan inovasi, baik secara individu, tim atau organisasi. Pendekatan ini termasuk membangun dan mengelola penghargaan bagi performa terbaik dalam hal kompetensi.

Lingkungan kerja yang kondusif bukan hanya diciptakan melalui sistem dan struktur, tetapi juga melalui nilai-nilai perusahaan yang membentuk karakter warga ASTRA. Dalam rangka menumbuhkan karakter untuk menjadi knowledge worker bagi seluruh warga, ASTRA telah menempatkan nilai-nilai pengetahuan dalam CATUR DHARMA (nilai-nilai perusahaan), yaitu:

1. Menjadi milik yang bermanfaat bagi bangsa dan Negara

2. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan

3. Saling menghargai dan membina kerjasama

4. Berusaha mencapai yang terbaik

Dharma ke-3 : Saling menghargai dan membina kerjasama, menjabarkan; ‘Karyawan adalah asset paling berharga dari perusahaan, kompetensi dan karakter mereka harus dikelola dan dikembangkan dengan baik.’

Pengembangan sumber daya manusia ini sudah merupakan bagian dari strategi ASTRA. Dan kini ASTRA focus membangun dan mengelola sumber daya manusia berbasis pengetahuan, yang disebut Astra Human Capital Management System (AHCM).

Para pimpinan sendiri diwajibkan terlibat dalam membangun dan mengelola perilaku enterprise knowledge. Keterlibatan mereka antara lain, dalam:

· Coporate Events : ASTRA Awards, Pride In Performance Awards, InnoVASTRA – sebelumnya dikenal sebagai Astra Quality Convention Awards, Astra Friendly Company Awards, dan ASTRA Green Company Awards.

· Melembagakan tacit knowledge menjadi explicit knowledge dengan : Executive Business Sharing yang melibatkan para ahli sebagai nara sumber (misalnya dengan menjadi fasilitator pelatihan, juri, mentor, dan sebagainya).

Knowledge Approach

ASTRA berusaha meningkatkan dan mengembangkan pengetahuan organisasi (enterprise knowledge) secara keseluruhan. Untuk itu, Corporate Functions ASTRA secara berkesinambungan memfasilitasi dan menyelenggarakan berbagai inisiatif guna mengembangkan pengetahuan, mulai dari pimpinan puncak hingga frontliners di seluruh anak perusahaan di grup ASTRA.

Dalam mengembangkan sumber daya manusia, ASTRA berusaha membangun dan memberi pelatihan kepada karyawan dalam mendorong penciptaan pengetahuan (idea generation) dan inovasi. Dalam hal ini, ASTRA melakukannya dengan membangun landasan kompetensi inovasi melalui:

Mengorganisasi pelatihan Value Innovation Exploration untuk para eksekutif.
  • Quality Improvement Programs dan Projects bagi para staff.
  • Quality Improvement Team Development Programs, seperti: QCC, QCP, Six Sigma DMAIC, dan Blue Ocean Strategy untuk Managers.
  • Business Idea & Innovation Competition

Keberhasilan knowledge creation and innovation diukur secara regular dengan menggunakan berbagai ukuran, antara lain: Jumlah produk/jasa baru diciptakan dalam satu periode.

Untuk mengelola proses transfer pengetahuan dan idea-idea ke ‘points of actions’, dilakukan:
  • Best practices clearing house, yaitu pendokumentasian pengetahuan dan best practices ke dalam format yang bisa diakses semua karyawan.
  • Mengimplementasikan action learning system, yang dilakukan dalam tiga fase: pre-activity (aktivitas sebelum pelatihan), in class training dan post activity (aktivitas sesudah pelatihan).
  • Menyebarkan best-practices ke seluruh anak perusahaan dari Grup ASTRA untuk diterapkan.
  • Memberi penghargaan bagi innovator, yang terdiri dari berbagai penghargaan, antara lain: pemberian penghargaan di ASTRA Quality Convention Day, Business Idea Competition Idea, dan Business Innovation Competition (BIC Innovation).
  • Memberi penghargaan kepada best performing company, yakni ASTRA Award sebagai kesempatan kompetisi & pembelajaran lintas organisasi di dalam Grup ASTRA.

ASTRA menyadari pentingnya berinovasi dengan menciptakan produk baru yang inovatif untuk dapat memenangkan persaingan global. Dan ASTRA ingin menjadikan ini sebagai bagian dari budaya mereka.

Untuk menumbuhkan semangat dan motivasi karyawan agar terus melakukan inovasi, beberapa inisiatif dilakukan, antara lain: Memodelkan InnovAstra Framework yang menggambarkan konsep dan keterkaitan antara Astra Awards, InnovAstra Awards, innovations process, dan executive development programs. Selain itu, ASTRA juga kerap melakukan promosi dari pengembangan produk / jasa / solusi baru, dengan memfasilitasi inisiatif Business Performance Improvement (sebagai bagian dari ASTRA Quality Convention) dan mengambil bagian dalam parent-company’s business performance improvement competition, yakni Jardine’s Pride in Performance.

Untuk mengembangkan produk yang dapat memberi nilai tinggi bagi para pelanggan, ASTRA melibatkan pelanggan dan supplier dalam pengembangan produk-produk mereka. Berbagai inisiatif dilakukan dalam hal ini, yaitu:

· Menghimpun pengetahuan pelanggan dari berbagai saluran, seperti: face-to-face interaction (seperti focus group discussion dan customer gathering), phone call (inbound dan outbound), SMS, Website, dan e-mail.

· Melakukan data mining dan menganalisanya untuk dapat memahami perilaku pelanggan, termasuk jasa servis dan perilaku pelanggan dalam pembelian kendaraan baru.

· Melakukan survey secara periodik untuk mengukur kepuasan pelanggan. Survey ini dilakukan untuk setiap produk/jasa.

· Melakukan focus group discussion untuk mempelajari tren baru dari pelanggan yang muncul akibat perubahan gaya hidup dan perkembangan teknologi.

· Membentuk divisi Strategic Sourcing Partnership (SSP) dengan fungsi sebagai Corporate Shared Service untuk memelihara hubungan dengan para supplier.

· Memfasilitasi dan mengarahkan supplier, agar mereka dapat menyelaraskan kebijakan bisnis mereka sesuai asaa Good Corporate Governance.

· Mendesain vendor Management System dan Sourcing Guideline sebagai bagian dari Knowledge Management System.

Kegiatan mengelola produk dan jasa berbasis pengetahuan ini ditunjang oleh kegiatan-kegiatan seperti: Corporate Customer Service Forum (yang membahas perihal Service Excellence Model), Structured Improvement and Innovation Programs (yang meliputi a.l.: Shared Services, Quality Control Circle, Quality Control Projects, dan Productivity Improvement).

Simpulan

Dari hasil penelusuran atas studi kasus ini, kami menyimpulkan untuk PT. Toyota Astra Motor (TAM) adalah sebagai berikut:
  • Dengan lingkungan berkreasi yang kondusif dan menantang, wajar bila ide peningkatan dan inovasi tumbuh subur di Astra. Setiap tahunnya Astra mendapatkan proposal ide dari seluruh jajaran perusahaan tak kurang dari 130.000 buah.
  • Di ulang tahun yang ke-48 yang jatuh 20 Februari lalu, kinerja bisnis Astra yang memiliki sekitar 100.000 karyawan sangat baik. Perseroan berhasil mencatat rekor laba bersih Rp 5,4 triliun pada 2004, naik 22,3% dari 2003. Nilai hutang perusahaan pun menurun tajam.
  • Bahkan per 31 Maret 2005 hutang Astra kepada 19 sindikasi bank asing telah dibayar luas sehingga hutang Astra menjadi nol.
  • Total hutang kepada sindikasi bank asing itu US7 juta, dan telah dibayar US1 juta pada Desember 2004 serta dibayar lagi US juta pada Maret 2005.
  • Astra masih memiliki dana tunai Rp 1 triliun untuk membayar dividen.

Saran

Berikut ini adalah saran yang dapat kami berikan berdasarkan studi kasus PT. TAM,
yaitu :

1. Untuk memotivasi karyawan melakukan sharing knowledge diperlukan sistem ­reward and punishment yang tepat.

2. Untuk membangun mental sharing bagi pendatang baru, selain dengan budaya yang ada diperlukan suatu wadah atau tempat pelatihan yang mendukung dan memotivasi pendatang baru tersebut.

3. Dukungan dari manajemen perlu tersalurkan dengan baik sehingga karyawan memiliki motivasi karena merasa dihargai secara psikis.

4. Kesempatan yang sama pada setiap karyawan di setiap jenjang karir perlu diberikan untuk memotivasi melakukan sharing knowledge.

5. Sistem yang jelas akan benefit apa yang dapat diperoleh karyawan tersebut dengan melakukan sharing knowledge sebaiknya tercipta, karena karyawan akan dapat memperkirakan usahanya dihargai seberapa besar, dan hal itu akan membuatnya termotivasi untuk terus melakukan kontribusi.

Daftar Pustaka

http://marvelku.blogspot.com/search?q=astra
http://www.portalhr.com/majalah/edisisebelumnya/strategi/1id270.html
http://strategimanajemen.net/2007/09/10/mencetak-great-people-melalui-corporate-university/
http://www.astra.co.id/articles.asp?cat=1000135&parentid=1000090
http://bmw.astra.co.id/profile/amdi.asp
http://bmw.astra.co.id/profile/bcs.asp
http://bmw.astra.co.id/profile/philosophy.asp
http://bmw.astra.co.id/profile/company.asp
http://www.auto2000.astra.co.id/portalCOR/modportal.COR.axrq
http://www.wartaekonomi.co.id/index.php?option=com_content&view=article&id=3670:terpbosan-baru-perlu-dilakukan-dalam-pengembangan-sdm&catid=45:inumum&Itemisd=63
Debowski, Shelda, 2006, Knowledge Management, first edition published by John Willey & Sons, Australia, Ltd.
Tobing, Paul L. 2007. Knowledge Management : Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Fatwan, Setyo & Denni, Alex, Study & Lessons Learned from the Winners (MAKE Indonesia), PT Gramedia Pustaka Umum, Jakarta